Les entreprises de moins de 250 salariés comptent sur des solutions et des outils pour gérer un enjeu important dans la vie d’une entreprise : la gestion de la paie.
Avec l'évolution des technologies dans les habitudes quotidiennes, l'adoption d'un logiciel de paie est devenue une évidence pour la plupart des entreprises. Mais comment choisir le logiciel de paie qui convient le mieux à votre entreprise ?
En tant que gestionnaire de paie, MaPaye vous aide à prendre une décision éclairée lors du choix du meilleur logiciel de paie pour les TPE et les PME.
IDENTIFIER LES BESOINS ET LES ATTENTES
Avant de vous lancer dans la recherche d'un logiciel de paie, il est crucial de bien identifier vos besoins. Combien de salariés avez-vous ? Quels types de contrats proposez-vous ? Avez-vous des spécificités dans votre secteur d'activité ? Vos réponses à ces questions vous aideront à dresser une liste de fonctionnalités indispensables pour votre logiciel de paie.LISTER LES FONCTIONNALITÉS INDISPENSABLES
En répondant aux questions précédentes, vous serez capable de lister les fonctionnalités attendues, qu’elles soient indispensables ou facultatives. Un logiciel de paie peut largement dépasser l’édition de fiche de paie. Selon les besoins, le type d’entreprise et l’organisation de votre service administratif et financier, voici quelques fonctionnalités clés pour choisir votre logiciel de paie :- Éditer les fiches de paie et les bordereaux des charges sociales.
- Automatiser toutes les déclarations sociales obligatoires : DSN, DPAE, DSN (Déclaration Sociale Nominative), DPAE (Déclaration Préalable à l'Embauche), Attestation Pôle emploi (via DSN Fin de contrat), DSN d'amorçage (obtention du taux personnalisé du salarié), certificat de travail, attestation chômage, déclarations URSSAF, retraite, prévoyance…
- Créer un espace personnalisé pour les salariés
- Produire des documents tels que les contrats de travail, promesses d’embauche, attestation chômage, arrêts de travail, certificat de travail, etc.
- Gérer les RTT et les jours de repos
- Gérer les règlements avec génération automatique du fichier qui permet de transmettre des virements à la banque.
- Intégrer automatiquement les écritures de paie dans la comptabilité.
- Gérer le suivi des entrées et des sorties
- …
MaPaye répond à chacune des fonctionnalités clés précédentes et bien d’autres. Les fonctionnalités répondent ainsi à la majorité des besoins pour une TPE ou une PME. Elles facilitent l’intégration de l’outil avec vos processus et les autres outils de gestion.
RECHERCHER LA SIMPLICITÉ D'UTILISATION
Des fonctionnalités multiples et variées impliquent parfois une prise en main difficile et une utilisation fastidieuse. Ainsi, la simplicité d'utilisation du logiciel de paie compte parmi les critères importants à considérer. Un logiciel simple à prendre en main permettra à vos collaborateurs de gagner du temps et de réduire le risque d'erreurs.Avec MaPaye, les TPE et les PME disposent d’un outil orienté vers l’utilisateur et l’expérience d’utilisation. Le gestionnaire de paie dédié analyse votre gestion de paie et procède au paramétrage de votre compte. L’interface est simple, rapide et intuitive.
VÉRIFIER LA CONFORMITÉ LÉGALE DU LOGICIEL DE PAIE
Il est essentiel que votre logiciel de paie soit toujours à jour des dernières évolutions légales et conventionnelles.Les règles en matière de paie sont en constante évolution. Le moindre retard peut vous exposer à des sanctions. Assurez-vous donc que l'éditeur du logiciel s'engage à effectuer régulièrement des mises à jour. MaPaye s’inscrit dans une démarche proactive quant aux évolutions légales et assure un travail de veille sociale permanente.
PRENDRE EN COMPTE LE SERVICE D'ASSISTANCE
Lors du choix d’un logiciel de paie, il est impératif de se questionner sur le niveau d’assistance, l’accompagnement et la réactivité de l’éditeur. Toutes les TPE et les PME auront besoin d’aide à un moment donné. Assurez-vous donc que le logiciel que vous choisissez offre un service d'assistance de qualité !MaPaye met à votre disposition un gestionnaire de paie dédié à votre compte, une assistance par téléphone et par email, ainsi qu’une riche documentation sur la gestion de paie.
VEILLER À LA SÉCURITÉ DES DONNÉES
Un logiciel de paie agrège une grande quantité de données sensibles. À ce titre, les collaborateurs attendent de l’entreprise qu’elle choisisse un éditeur de logiciel de paie qui met en place toutes les actions de sécurisation des données. Privilégiez une entreprise française, des gestionnaires de paie et des datacenters situés en France ! Les serveurs devront également être certifiés afin de vous garantir un haut niveau de sécurisation, une excellente disponibilité et un système de sauvegarde performant.CONSIDÉRER LE COÛT TOTAL
Puisque l’argent est le nerf de la guerre, n'oubliez pas de prendre en compte le coût total du logiciel. Ce coût inclut non seulement le prix de la licence ou de l'abonnement, mais aussi les frais de formation, d'installation, de maintenance et de mise à jour. Privilégiez les solutions flexibles et évolutives sans aucun coût caché.Choisir un logiciel de paie pour une TPE ou une PME doit être fait avec soin. Prenez en compte vos besoins, les fonctionnalités, la simplicité d'utilisation, de la conformité légale, du service d'assistance et du coût total ! Évaluez votre futur logiciel de paie sur l’ensemble de ces facteurs pour qu’il convienne à votre entreprise !