Pourquoi un coffre-fort électronique pour la paie ?
Le coffre-fort électronique n’est pas un simple espace de stockage : c’est un dispositif sécurisé et traçable qui fiabilise la gestion de paie en ligne et accompagne durablement l’externalisation de la paie en ligne. Les bulletins sont déposés dans un environnement chiffré, avec contrôle d’accès et historique des actions.
- Chiffrement des dépôts & horodatage pour la traçabilité
- Accès salarié 24/7, y compris après départ
- Réduction du papier et gestion centralisée des documents
- Respect des bonnes pratiques de sécurité et conformité RGPD
Fonctionnement intégré à MaPaye
Le coffre-fort est intégré nativement au logiciel de paie en ligne MaPaye. Couplé au générateur de paie, il déclenche l’envoi automatique des bulletins à la clôture, avec dépôt chiffré et notification au salarié.
- Paramétrage des préférences (papier/numérique, notifications, etc.).
- Clôture de paie → dépôt chiffré et horodaté dans chaque coffre-fort.
- Notification au salarié → accès immédiat depuis tout appareil.
Bénéfices concrets pour les RH et les salariés
Côté RH
- Processus traçable, moins de papier
- Archivage centralisé et conforme
- Moins de duplicatas / moins de demandes ad hoc
- Intégration fluide au cycle de paie
Côté salariés
- Accès 24/7 et pérennité d’accès
- Téléchargement quand ils veulent
- Espace personnel confidentiel
- Documents utiles (banque, retraite…) retrouvés en 1 clic
Conformité, sécurité et protection des données
RGPD & confidentialité
Traitements conformes et droits des personnes respectés. Consultez nos engagements : RGPD & paie et RGPD MaPaye.
Sécurité opérationnelle
Authentification, gestion des rôles, chiffrement, horodatage et journaux d’événements pour assurer la traçabilité.
Pérennité d’accès
Un accès salarié est maintenu dans le temps, y compris après son départ de l’entreprise.
Étapes clés et points à retenir
- Information du salarié lors du passage à la dématérialisation (droit d’opposition au format papier).
- Durée de conservation conforme aux exigences légales (long terme) avec accès salarié maintenu.
- Gain de temps pour TPE/PME et grandes structures : transmissions automatiques, moins de pertes de documents, récupération facilitée.
- Gestion de paie en ligne plus fluide : transmission, classement et recherche des bulletins de paie.
Bien choisir sa solution de coffre-fort électronique
Vérifier en priorité
- Niveau de certification et garanties du prestataire
- Intégration avec votre gestion de paie en ligne
- Respect de l’archivage légal et traçabilité
- Clarté de la politique de confidentialité
Services utiles
- Support aux utilisateurs et accompagnement
- Centralisation documentaire RH
- Interopérabilité (imports, exports, API)
- Suivi et reporting RH
Synthèse RH ↔ Salarié
| Fonctionnalité | Bénéfice RH | Bénéfice salarié |
|---|---|---|
| Dépôt chiffré & horodaté | Traçabilité & conformité | Intégrité & confiance |
| Accès en ligne 24/7 | Moins de sollicitations | Accès pérenne |
| Archivage centralisé | Classement automatique | Historique personnel |
| Intégration MaPaye | Zéro double saisie | Interface simple |