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Comment faire la paie d'un apprenti ?

Chaque année, de nombreuses entreprises se tournent vers l'embauche d'apprentis, attirées par les nombreux avantages de cette forme de contrat. Si l’apprenti bénéficie de dispositions applicables similaires à un salarié, il existe quelques subtilités à connaitre pour faire la fiche de paie d’un apprenti. Entre les particularités légales et les diverses charges associées, la paie d'un apprenti nécessite une attention particulière.
 

L’APPRENTI UN SALARIÉ COMME UN AUTRE : CADRE LÉGAL

Un apprenti est avant tout un salarié. Il bénéficie, de ce fait, des mêmes droits que n'importe quel autre salarié de l'entreprise : congés payés, protection sociale, droit au respect, entre autres. Cependant, il est également soumis aux mêmes devoirs : respect des horaires, des consignes, et de la hiérarchie. L'élément distinctif majeur réside dans le contrat d'apprentissage, centré sur une formation en alternance entre l'école et l'entreprise.
Parmi les dispositions applicables aux salariés de l’entreprise dont bénéficie l’alternant, on retrouve évidemment la fiche de paie. Cependant, les spécificités de ce type de contrat, dont la rémunération, induisent nécessairement des différences sur la fiche de paie d’un apprenti.
 

LES DIFFÉRENTES MENTIONS OBLIGATOIRES À INDIQUER SUR LA FICHE DE PAIE D’UN APPRENTI

La fiche de paie d'un apprenti, tout comme celle d'autres salariés, comporte plusieurs mentions obligatoires. Celles-ci sont nécessaires pour assurer la transparence entre l'employeur et l'apprenti et garantir le respect des droits de l'apprenti. Voici les principales mentions à retrouver sur la fiche de paie d'un apprenti :
1.Identité de l'employeur
  • Nom et adresse : Ils renseignent sur l'identité de l'employeur.
  • Numéro SIRET : Identifiant propre à chaque entreprise.
  • Code NAF ou APE : Il indique l'activité principale de l'entreprise.
  • URSSAF de rattachement : Organisme collecteur des cotisations salariales.
  • Convention collective applicable : Indique la convention à laquelle l'entreprise est rattachée.
 
2.Informations sur l'apprenti
  • Nom et prénom : Identité complète de l'apprenti.
  • Emploi occupé : Poste de l'apprenti au sein de l'entreprise.
  • Classification : Catégorie professionnelle et niveau hiérarchique.
  • Date d'entrée dans l'entreprise : Elle renseigne sur la date de début de contrat.
  • Numéro de sécurité sociale : Identifiant personnel du salarié pour la protection sociale.
 
3.Période et durée du travail
  • Période de paie : Elle renseigne sur le mois de référence pour lequel la paie est établie.
  • Nombre d’heures travaillées : Total des heures réalisées durant la période.
  • Distinction entre heures normales et supplémentaires : Les heures au-delà de la durée légale sont considérées comme supplémentaires.
  • Jours de congés et absences : Indique les jours de congés pris et les absences éventuelles durant la période.
 
4.Éléments de rémunération
  • Salaire de base : Salaire brut avant déductions et ajouts.
  • Primes et indemnités : Toutes les primes et autres indemnités auxquelles l'apprenti a droit.
  • Avantages en nature : Si l'apprenti bénéficie d'avantages comme un logement, une voiture, etc.
  • Contributions et cotisations sociales : Indique les montants des différentes cotisations et contributions.
  • Salaire net à payer : Montant final que l'apprenti recevra après déductions.
 
5.Date de paiement : Date à laquelle le salaire sera versé à l'apprenti.
 
6.Cumuls de salaire et de cotisations :
  • Cumul du salaire brut et net : Indique le total du salaire brut et net depuis le début de l'année.
  • Cumul des cotisations : Total des cotisations depuis le début de l'année.
 
7.Informations sur le contrat d'apprentissage (facultatif)
  • Date de début et de fin : Durée de la période d'apprentissage.
  • Centre de formation d'apprentis (CFA) : Nom et adresse du CFA où l'apprenti est inscrit.
 
8.Référence du contrat d'apprentissage (facultatif) : C'est le numéro d'enregistrement du contrat auprès de l'organisme compétent.
 
Respecter ces mentions garantit la conformité légale de la fiche de paie. Toutefois, il est recommandé de consulter régulièrement les mises à jour législatives pour s'assurer de l'exactitude des informations fournies.
 

LES CHARGES ET EXONÉRATIONS PATRONALES LIÉES AU CONTRAT D’APPRENTISSAGE

Depuis le 1er janvier 2019, les entreprises ne bénéficient plus d’exonération des cotisations patronales sur les contrats d’apprentissage du secteur privé.
Les apprentis, eux, sont totalement exonérés de cotisations salariales dans la limite de 79% du SMIC – au-delà, le salaire de l’apprenti est soumis aux cotisations sur cette fraction du salaire.
 

QUELS SONT LES MONTANTS MINIMUM POUR UN SALAIRE DANS LE CADRE D’UN CONTRAT D’APPRENTISSAGE ?

Le salaire minimum d'un apprenti est basé sur un pourcentage du SMIC. Ce pourcentage varie selon l’âge de l’apprenti et l'année d'exécution du contrat d'apprentissage.
En 2023, voici le salaire minimum d’un apprenti en fonction de son âge et de son année de contrat d’apprentissage :
 
En 1ère année de contrat d’apprentissage
Âge de l’apprenti Moins de 18 ans 18 à 20 ans 21 à 25 ans 26 ans et plus
Salaire brut 27% du SMIC 43% du SMIC 53% du SMIC 100% du SMIC
En 2e année de contrat d’apprentissage
Âge de l’apprenti Moins de 18 ans 18 à 20 ans 21 à 25 ans 26 ans et plus
Salaire brut 39% du SMIC 51% du SMIC 61% du SMIC 100% du SMIC
En 3e année d’apprentissage
Âge de l’apprenti Moins de 18 ans 18 à 20 ans 21 à 25 ans 26 ans et plus
Salaire brut 55% du SMIC 67% du SMIC 78% du SMIC 100% du SMIC
 
La fiche de paie d’un apprenti, bien qu'elle présente certaines particularités, ne doit pas être une énigme pour l'employeur. Elle requiert une juste combinaison entre les mentions légales classiques et les spécificités propres au contrat d'apprentissage. À travers cet équilibre, l'employeur garantit la conformité de sa démarche et sécurise à la fois l'entreprise et l'apprenti. La solution de gestion de paie MAPAYE peut s’avérer être une solution précieuse pour calculer la rémunération et faire une fiche de paie d’un apprenti.