Qu'est-ce que le fait générateur en paie ?
Il s'agit de rattacher une rémunération sur la bonne période en paie. Ce principe s'applique lorsque vous constatez une erreur ou un oubli sur une période antérieure au mois en cours de traitement : un bulletin de régularisation doit alors être rattaché à la période concernée par l'erreur.
Principaux cas où le fait générateur s'applique :
- Vous avez oublié de déclarer un salarié entré il y a 3 mois : nous sommes en Octobre 2023, le salarié est entré en Août 2023 : besoin d'un bulletin de régularisation sur Août 2023, un sur Septembre 2023 en sus du bulletin du mois d'Octobre 2023 classique.
- Un salarié est sorti en Juillet 2023, nous sommes en Octobre 2023, vous devez verser au salarié une prime oubliée lors de son solde de tout compte : le bulletin de régularisation doit être rattaché à la période de Juillet 2023 et non Octobre 2023.
- Vous avez déclaré un salarié en tant que cadre alors que celui-ci est mandataire social ou inversement : les corrections doivent être rattachées sur chaque mois contenant l'erreur par autant de bulletins qu'il y a de mois en erreur.
Comment procéder pour déclarer un cas de régularisation ?
Il n'est pas possible de procéder aux corrections directement dans l'interface client. Vous devez nous envoyer votre demande par mail avec le détail des éléments à corriger : votre gestionnaire de paie se chargera alors de générer les bulletins de régularisation nécessaires et les corrections de déclarations nécessaires.
Quels impacts sur les bulletins de paie ?
Toujours si l'on reprend notre salarié oublié, celui-ci aura concrètement un bulletin sur le mois d'Octobre mais également un pour Août 2023 et un autre sur Septembre 2023. Ces bulletins de régularisations seront intégrés dans le dossier de paie d'Octobre 2023 avec la notion de "Régularisation" figurant en haut à droite du bulletin de paie.
Quels impacts sur vos éditions sociales ?
Elles ne sont plus figées dans le temps...
Si on reprend l'exemple du salarié oublié, vous éditez un état des charges en Août 2023, l'état des charges d'Août 2023 ne contiendra pas ce salarié puisque vous l'aviez oublié à cette date. En Octobre 2023, on crée un bulletin de régularisation rattaché à la période d'Août 2023 : l'état des charges à payer d'Août 2023 est donc modifié pour tenir compte de cette correction. Avec cette nouvelle méthode imposée par le législateur, il n'est plus possible de vous fournir l'état des charges en PDF dans votre dossier de paie mensuel car nous prendrions le risque de vous présenter un document qui ne serait plus à jour à un moment donné.
Cet état est donc désormais disponible uniquement à partir du menu Editions / Autres éditions afin de garantir la fiabilité du document à l'instant du téléchargement.
Quels impacts sur l'édition du journal comptable ?
Vous avez la possibilité de personnaliser les comptes comptables pour les rendre le plus fidèle possible à votre plan comptable :
- Menu Salarié, zone Compte comptable pour le compte de tiers salarié ;
- Menu Réglages / Organismes sociaux pour les comptes de vos organismes sociaux (URSSAF, Retraite, Prévoyance...) Sur demande à votre gestionnaire de paie pour les autres corrections.
Ces corrections sont opérées de manière rétroactive : si vous demandez une nouvelle édition du journal comptable, les comptes changent également pour les périodes précédentes. Le dossier de paie PDF qui contient les bulletins et qui contenait également ce journal comptable devenait erroné et cela était source d'erreur pour les comptables en charge de votre comptabilité.
L'édition du journal comptable est donc uniquement disponible à partir du Menu Editions / Autres éditions pour obtenir toujours un document fiable à tout moment.
Quelle différence entre les éditions sociales et les éditions comptables ?
Les éditions sociales se basent sur la période initiale de survenance (voir plus haut). Les éditions fiscales se basent sur la période de versement. Il y a donc dans le cas de ces régularisations ou en cas de décalage de paie une différence entre ces deux types d'éditions :
- Les éditions sociales se baseront sur les dates de début et de fin des bulletins de paie.
- Les éditions fiscales se baseront sur les dates de versement du bulletin de paie.
